Mail snel verwerken en vinden met tags

Wanneer je heel veel mails ontvangt is het verleidelijk om al je mails in de inbox te laten staan. En misschien zet je ze zelfs weer op ongelezen, omdat je er nog wat mee moet. Of ben jij wel iemand die zijn inbox netjes leegmaakt, maar tientallen mapjes heeft waarin de mails gearchiveerd worden? Dit lijkt efficient, maar er is een snellere manier, namelijk de mails taggen en het systeem verder zijn werk laten doen

Continue reading “Mail snel verwerken en vinden met tags”

3 tips om je email op orde te brengen

email verwerkenHeb jij je email op orde of ben jij zo iemand die het liefst al zijn mail bewaard? En dit opslaat in verschillende mapjes? Kun je de betreffende mail dan ook weer vinden??? En waar stop je die ene mail die relatie heeft met meerdere projecten of personen?
Ik werd gek van het zoeken naar het betreffende mailtje, dus heb al enige tijd mijn hele systeem op de kop gegooid. Mijn manier van email organiseren lees je hier

TIP 1: zo min mogelijk mappen

Mijn systeem bestaat uit 3 hoofdmappen en enkele andere mappen om te prioriteren en uit

  • INBOX
  • @INBOX Archief
  • @Nieuwsbrieven

En verder nog uit de mappen:

  • Archiefkast
  • Naam in CC

INBOX

In de inbox komen alle mailtjes, ook de mailtjes die ikzelf heb verstuurd (mits niet ‘ondertekend’ met een bepaald teken). Ik stuur mijzelf mailtjes, zodat ik deze kan volgen: meestal is dit wachten op een reactie.
Je zult zeggen, deze zitten toch ook in de verzonden berichten…, dat klopt, maar wanneer ze in mijn inbox verschijnen kan ik ze gelijk verwerken en blijft alle correspondentie bij elkaar.

Inbox archief

Volgens het ‘inbox 0’ principe probeer ik minimaal 1x per week de mailbox(en) te legen. Alle mail uit de Inbox wordt verwerkt. Er zijn twee typen mail:

  • mail waar je niets mee hoeft
  • mail waar je iets mee moet (of wilt)

Mail waar je niets mee hoeft

Dat is makkelijk, deze lees je (of niet) en  deze gooi je gelijk  in de prullenbak. Vergeet deze (voor zover je dat niet al automatisch laat doen) af en toe te legen.

Mail waar je iets mee moet (of wilt)

Dit zijn de interessante mailtjes. Deze blijven dan ook vaak in je mailbox staan, onder het motto “daar moet ik nog wat mee” en in het ergste geval zet je ze ook nog op ongelezen. Om overzicht te houden in wat je gedaan hebt en waar je nog wat mee moet, maak ik gebruik van de categorieën.
Categorieën zijn een soort labels die je aan het mailbericht koppelt, maar daarover straks meer.

Nieuwsbrieven

Nieuwsbrieven worden via een regel automatisch in de map nieuwsbrieven gezet, heb ik zin (en tijd) om een nieuwsbrief te lezen, dan kijk ik in deze map. Een gelezen nieuwsbrief verdwijnt al snel in de prullenbak, want nieuws verandert A. heel snel en is B. online terug te vinden, mocht je er naar moeten zoeken.

Naam in CC

Wanneer je naam in de cc wordt genoemd, is de mail niet voor jou persoonlijk bedoeld en krijg je hem alleen vanwege informatieve redenen. Daarom is de mail minder belangrijk dan een persoonlijk gerichte mail en mag deze op de tweede plek komen. Je zit niet te wachten op werk van anderen…
Vergeet niet af en toe in deze map te kijken, want er zijn altijd mensen die verwachten dat je er wel wat mee doet……

Archief

archiefHierin komen alle mailtjes van het voorgaande jaar.
Jaarlijks archiveer ik van de INBOX archief naar ARCHIEF, niet gelijk een heel kalenderjaar, maar tot een maand of 3 daarvoor.
Vervolgens wordt jaarlijks door een opruimactie alle mail, ouder dan 5 jaar verwijderd. Mijn ervaring is dat mail, ouder is dan 5 jaar, geen waarde meer heeft. Belangrijke zaken die erin staan zijn A: al ergens anders opgeschreven B: al geïmplementeerd of C: al niet meer van toepassing

TIP 2: gebruik categorieën

Zoals ik al schreef, maar ik veel gebruik van categorieen.
De (snel)categorie “wachten op”, welke wordt gebruikt om wekelijks te bekijken op welke antwoorden ik nog wacht. Dit is een snelcategorie, omdat deze automatisch wordt toegevoegd op het moment dat ik in de kolom categorieën klik.
“Kan weg na verwerken”,  Eigenlijke een beetje overbodige, want als je iets gedaan hebt kun je de mail meestal wel weggooien. Maar hierdoor kan ik via de zoekopdracht heel snel zien welke mailtjes weg kunnen, vaak zijn dat mailtjes waar ik toch nog wat op terug verwacht, maar die ik niet hoef/wil bewaren.

Projecten krijgen hun eigen categorie. Deze nummer ik volgens de volgende definitie ” [jaar.nummer] Projectnaam”  en krijgen de kleur rood. Afspraken in de agenda kunnen vervolgens ook gelabeld worden met deze categorie. En via de zoekmappen kun je makkelijk alle mail met betrekking tot het project bekijken.

Mail die ik wil bespreken in een bepaalde vergadering krijgen de categorie @naamvanvergadering

Mail waar ik een opdracht voor moet uitvoeren krijgen van mij een taakvlaggetje, zodat ik een overzicht heb van alles wat nog gedaan moet worden. Deze taken worden echter ook analoog al overgenomen in mijn Bujo, maar de “taak mail”  gebruik ik dan weer om de aanvrager op de hoogte te stellen van de voortgang.

 

TIP 3: Gebruik zoekmappen

zoekenWanneer je volgens bovenstaande  tips gaat werken, zul je zien dat het zoeken naar mailtjes wordt nu een stuk makkelijker:
In de inbox Archief kun je selecteren op afzender, datum, categorie etc.
Mocht je dat nog lastig vinden, kun je (voor vaak gebruikte categorieën) zoekmappen aanmaken, zodat Outlook alle mailtjes van een bepaald project of persoon, voor je uitzoekt.