Familievergadering, blijf op de hoogte van elkaars activiteiten

familieMet alle elektronische agenda’s en eigen programma’s is het soms lastig om overzicht te houden in het gezin wie, waar (mee bezig) is. Van zoonlief krijgen we vaak de mededeling dat “hij van niets weet”. Daarom vind ik het belangrijk om toch een moment in de week te plannen om even op de hoogte te blijven van elkaars dagprogramma’. Vandaar de wekelijkse familievergadering.

Familievergadering

Hoewel een vergadering al weer erg beladen lijkt, kun je het leuk maken door de vergadering af te sluiten met een activiteit met z’n allen, zoals een spel of een film, of serie kijken.

Onderwerpen
Je kunt een Familievergadering zo officieel maken als je wilt, door met z’n allen terug te kijken op de afgelopen week en/of van iedereen een positief punt te geven dat de afgelopen week is opgevallen.
Helaas is dit mij met de tieners (en een man die het nu ook niet helemaal ziet) niet helemaal gelukt. Dus blijft er alleen de basis over: wat:

  • Wat staat er allemaal gepland deze week?
  • Zijn er nog overhoringen/toetsen of werkstukken?
  • Is daar nog hulp bij nodig (en zo ja wanneer)
  • Welke weektaak heb je deze week (en is die van afgelopen weekal klaar)?
  • Wie kookt er op welke dag

Bij ons worden dus alleen de praktische zaken besproken, waardoor de hele vergadering met een minuut of 10 klaar is en iedereen weer de hoogte is van wat er gaat gebeuren de aankomende week. En iedereen heeft de gelegenheid gehad een ander om hulp te vragen.

Andere punten die besproken kunnen worden.

Op een centrale plek zou je een “agenda” neer kunnen hangen met punten die de komende Familievergadering besproken kunnen worden, zoals

  • Weekmenu (wat wil je eten deze week)
  • Budget
  • Zakgeldonderhandelingen
  • (Extra) taken
  • Onderhandelen WiFi tijden
  • Vakantieplannen

Kortom een zakelijke bespreking waarin iedereen zijn of haar zegje kan doen en gehoord wordt door alle leden van de familie.

Hoe hou je je focus op wat je moet doen?

Dart bullseyeHoewel ik volgens mijn collega’s heel gefocust en gestructureerd werk, heb ikzelf vaak het gevoel dat ik niet de dingen doe die ik moet of wil doen.
Gelukkig zijn daar hulpmiddelen voor die mij helpen om zo veel mogelijk gefocust te blijven op de dingen die ik wil en moet doen.

Pomodoro en Bullet Journal

Er zijn verschillende online en offline hulpmiddelen die me helpen gefocust te blijven. Ik heb het al eens eerder gehad over de pomodoro techniek (zie pomodoro) . Deze techniek helpt me zeker gefocust te blijven werken aan 1 item.

Bullet Journal

In mijn bullet journal staan de projecten en actiepunten die gedaan moeten worden. Verdeeld per maand, week of dag (zie mijn bullet journal). Ik merk wanneer ik voor een dag geen actiepunten heb opgeschreven, dat ik bij de dag leef en mij dit geen voldoening geeft. Dus aan het eind van de dag bereid ik de volgende dag voor en kies ik 3 actiepunten uit die de volgende dag gedaan moeten worden.

Pomodoro

Om nu het beste van de twee werelden te combineren maak ik de laatste tijd gebruik van het online programma kanbanflow. KanbanflowHier kun je je taken op kwijt en nog mooier, je kunt ze ook koppelen aan een pomodoro. Kortom je kunt ook in de gaten houden hoelang je met een taak bezig bent, of hoe vaak je wordt gestoort tijdens je werk (door telefoon, collega of jezelf).

Projecten

Hierdoor is dit programma ook geschikt om aan projecten te werken, je kunt zien hoelang je met het project bezig bent en door middel van subprojecten kun je de voortgang binnen een project weergeven. Het item kan dus open blijven staan totdat je het project hebt afgerond.

Werken met focus

Conclusie, zonder voorbereiding en hulpmiddelen lukt het mij niet om gefocust te werken. Er zijn altijd leukere, interessantere dingen te doen of te zien die mij van het werk afhouden, maar de bullet journal en kanbanflow zorgen ervoor dat ik aan het eind van de dag mijn drie punten toch heb afgerond (al het andere is bonus)

Hoe een weekly review je kan redden.

De afgelopen week slecht gepland en zeker geen weekly review gedaan.
Gevolg, geleeft in de waan van de dag en geen idee wat er kwam. De enige “begeleiding”  van de dag werd vormgegeven door alarmbellen die rinkelden uit de telefoon om me te waarschuwen dat er een vergadering gepland stond (of een andere bijeenkomst).

Weekly Review

De komende week moet dus anders, gestructureerder, want alleen dan houd ik tijd over voor mijzelf en dat is toch ook heel belangrijk.

Van de week heb ik dus voor mezelf maar (weer eens) een lijstje gemaakt wat ik belangrijk vind om te bekijken. Wanneer ik deze lijst elke week netjes afga, moet het leven toch een stuk overzichtelijker worden….

Checklist

  • E-mailbox leeg
    • werk
    • thuis
  • Fysieke Inbox leeg
    • werk
    • thuis
  • Afgelopen week bekijken: afspraken en actiepunten
  • Komende week bekijken: afspraken en actiepunten
  • Update to-do list
  • Review/Update Projectenlijst
  • Brainstorm
  • Review/Update Wachten op Lijst
  • Controleer W.I.P. materiaal
  • Ruim ” Mijn Documenten” op
  • Ruim “Downloadfolder” op
  • Ruim “Photo’s” op
  • Backup telefoon
  • Backup tablet
  • Eventueel (minimaal 2x per jaar):
    Bekijk brainstorm (misschien/soms lijst) en kijk of je er punten uit wilt uitvoeren.

Overzicht

We gaan nu werken aan onze review en hopen dat volgende week succesvoller word.

GTD actielijsten (in je BUJO)

Het GTD principe kun je prima uitvoeren in een BulletJournal. En dat doe ik dan ook. Ook de actielijsten kun je in je BUJO kwijt.

Eerder schreef ik al hoe ik de verdeling van de de verschillende lijsten van de GTD systematiek toepas in mijn Bujo (GTD in mijn BUJO). Hier wil ik kort vertellen hoe de actielijsten werken en hoe ik dat regel in mijn bujo.

Actielijsten

De actielijsten zijn alle dingen die je moet doen/kan doen, dat betekend niet dat je ze vandaag moet doen, maar wanneer de tijd daarvoor rijp is (of de deadline heel dichtbij komt).
Ik verdeel mijn (actieve) acties volgens het BUJO systeem dus in maandelijks, wekelijks en dagelijks. Ik heb het over actieve acties, omdat je soms ook projecten hebt staan op je “misschien, soms, ooit een keer lijst”. Zolang je daar niets mee kan/wilt doen hoef je de acties die uit deze projecten voortvloeien ook niet in je “actieve” systeem te zetten.

Focus op je doel

Afhankelijk van de prioriteit, de tijd en energie worden de acties uit de betreffende lijsten “geplukt” om uitgevoerd te worden. Wat is je doel, welke projecten krijgen de aandacht?
Volgens het GTD plan je geen acties in, maar doe je ze op het moment dat het uitkomt. Wanneer ik daar op wacht, komt de tijd vaak nooit, dus “plan” ik ze wel in. Ook om acties de aandacht te geven die ze verdienen. Sommige acties kosten nu eenmaal meer tijd als andere en schuif je niet zomaar ergens tussen.

ActiepuntenSoms komen er acties voort uit een overleg, notities uit een overleg schrijf ik tussen mijn dagelijkse dingen, vaak omdat het actiepunten zijn. Het betekend niet dat ik deze punten dan moet afwerken, ze krijgen een verwijzing in mijn projectenlijst en worden dan verwerkt. En als het makkelijke zaken zijn, kan het direct.

3 is genoeg

Ik zorg ervoor dat ik 3 actiepunten in mijn daily heb staan die ik moet/wil afronden. Ervaring heeft mij geleerd dat 3 het aantal is wat zeker gehaald gaat worden, alles wat je meer kan doen is meegenomen. Als ik niets opschrijf, gebeurt er ook “niets”, tenminste niet met de dingen waar ik eigenlijk de prioriteit zou moeten leggen. Omdat ik de dag van tevoren plan weet ik wat ik wil doen, maar je kunt je actiepunten ook een context geven. Voor mij is het een functionele afvinklijst en hoewel ik het leuk vind staan en het soms handig is met het terugzoeken, vergeet ik mijn actiepunten vaak te labelen met een context….

Weekly review

ProjectenlijstTijdens de weekly review ga ik de projectenlijst langs, om te controleren of er nog openstaande actiepunten zijn en zo ja, waarom ze nog open staan of dat er nieuwe actiepunten zijn ontstaan. Of misschien hebben de acties het doel bereikt en is het project afgerond!

Aan het begin van de maand kijk ik welke projecten/actiepunten ik die maand af wil hebben, aan het begin van de week welke punten (van die maand) ik de week wil hebben afgerond en in de dailies moet ik er dus voor zorgen dat ik deze afwerk.

Zowel mijn BuJo als de projectenlijst zijn nog niet zo oud, dus vandaar dat het nog een beetje lege boel is. Maar ik heb nu al wel het gevoel dat ik overzicht heb over de projecten en al hun notities, actiepunten en eventuele punten waarop je moet wachten.

Hoe organiseer jij je projecten?

Oktober setup en september review

Terugkijken op september

September is voorbij gevlogen. Na een rustige vakantieperiode is alles inmiddels weer in volle gang. Tijd om eens terug te kijken op september en ons voor te bereiden op oktober.Memories September Filled
Ik vind het terugkijken op de maand toch altijd interessant: wat heb ik bereikt, welke herinneringen heb ik opgeschreven en welke geluksmomentjes waren er in de maand. Hoe ging het met mijn “gewoontes”, zijn het inmiddels al gewoontes geworden, of neem ik ze gewoon weer mee naar oktober…Habittracker September Filled

Zijn er nog onafgeronde taken, bruindumps die nog verwerkt moeten worden, kortom wat moet er mee naar de volgende maand?

 

 

Setup van Oktober

Wat heb ik veranderd

We gaan weer terug naar de originele opzet van maand van de ‘bulletjournal’. Het is toch wel interessant om zoals Bohoberry een korte omschrijving te geven van de dag. Een soort korte reflectie, ook hebben we de bruindump toegevoegd want er moet meer….. veel meer uit het hoofd..Ook de habittracker is een beetje aangepast en onderverdeeld in verschillende focusgebieden.

Monthly oktoberHabittracker oktober

Wat blijft

De herinneringen en de grattitude (die ik sterren in mijn dag noem) blijven ongewijzigd. De hoogtepuntjes van mijn dag schrijf ik achter elkaar op, startend met het dagnummer.
Ook het budget blijft staan en ook de (Zentangle) challenge. Ik moet alleen nog even zien wat ik doe met dag 31…….:).
Grattitude oktober

Budget Oktober Challenges Oktober

Dus weer een heel nieuwe maand om alles anders/beter te doen!