GTD in mijn BUJO, hoe regel ik dat?

Gtd in een Moleskine
Gtd in een Moleskine

In 2011 ben ik begonnen met GTD: Getting Things Done.  Op zoek naar DE tool om al mijn werk in de beperkte tijd van   86400 seconden.  Gestart op mijn werk om alles op te schrijven en niet te proberen alles in mijn hoofd op te slaan. De ‘techniek’ of filosophie achter dit werken is bedacht door David Allen. Er zijn 5 stappen die je moet nemen om een georganiseerd leven te krijgen. Dit alles toen in een Moleskine

 

Getting Things Done

Het boek Getting Things Doneis zeer interessant om te lezen. Stap voor stap legt Alan uit hoe je ervoor zorgt dat je rust krijgt in je hoofd, dat alles gedaan wordt en dat je niets vergeet.
Een aanrader dus:

Mind like water

Gezien de tijd die er inmiddels voorbij is gegaan zou ik zeker een “mind like water” moeten hebben, maar af en toe mis ik de trein…uitstellen helpt hierin niet…. En valt het systeem in elkaar, want als je het niet uit je hoofd haalt, blijft het malen en popt het op de momenten op dat je er zeker niets mee kunt. Kortom, het is niet een systeem wat ik zo één, twee, drie me eigen heb gemaakt, maar ik moet zeggen het is nog steeds een stijgende lijn.

5 Stappen

Waar de eerste uitgaven van toen het nog had over de stappen:

COLLECT, PROCESS, ORGANIZE, REVIEW en DO

Deze zijn in de huidige uitgave van het boek, in ons digitale tijdperk gewijzigd naar:

  1. CAPTURE
  2. CLARIFY
  3. ORGANIZE
  4. REFLECT
  5. ENGAGE

Sommige zaken zijn niet zo goed in een woord in het Nederlands te vertalen, maar in onderstaande foto heb ik kort samengevat hoe ik de onderdelen zie:

5 stappen van GTD
5 stappen van GTD

1. Verzamelen

Dat verzamelen gaat vrij aardig.  Alhoewel ik op verschillende plekken verzamel: telefoon, fysieke inbox (op mijn werk), eetkamertafel (:(), zijn er toch nog veel plekken waar ook vanalles binnenkomt. Niet altijd belangrijk, maar soms wel heel interessant, zoals Facebook en Pinterest…

2. Verduidelijken

Verduidelijken… ja, daar gaat het vaak fout, niet dat dat altijd erg is, maar soms moet je even rust nemen en bedenken “wat is het eigenlijk”, voordat je ermee aan de slag gaat. Ik ben een doener en ben schijnbaar niet zo god in NEE zeggen. In mijn vak is het vaak verstandig om even stil te staan bij een opdracht die je krijgt… is het duidelijk wat je moet doen… wat de verwachting is…

3. Organiseren

Dat lukt steeds beter, het meeste staat inmiddels in mijn BuJo of zit in mijn email-archief (daarover later een keer meer). David Allen organiseert alles op verschillende lijsten. Daarover vertel ik in de volgende paragraaf meer.

4. Reflecteer

Dit is een heel belangrijke voor mij. Reflecteren van alle dingen die er de afgelopen week zijn gebeurd. In de GTD termen ook wel ” weekly review” genoemd. Neem op een vaste dag (op een vast moment) de rust om al je actiepunten, projecten, afgelopen week en aankomende week eens te bekijken. En vraag jezelf af of je nog op het juiste spoor zit, of je nog wat moet voorbereiden of dat er actiepunten van je lijst af kunnen. Je zult zien dat dit in het begin veel tijd kost, maar, hoe regelmatiger je het doet, hoe minder tijd het kost.

5. Kom in actie!

Ja, DOEN dat is wat er als laatste moet gebeuren. Je moet wel dingen gaan DOEN!

 

GTD in mijn BUJO

Hoe voer ik bovenstaande nou door in mijn Bullet Journal.?

Zoals ik al vertelde worden alle actiepunten verzameld op verschillende lijsten en laat een BuJo daar eigenlijk heel goed geschikt voor zijn! Want wie heeft daar geen lijsten in staan :).

Lijsten

Kortom ik heb de volgende (GTD) lijsten in mijn BUJO:

      1. Ooit/misschien –> ook wel BRAINDUMP
      2. Projectenlijst
      3. Wachten Op lijst
      4. Takenlijst

 

In onderstaande flow laat ik zien hoe ik in mijn BUJO gebruik maak van het GTD principe en de lijsten:

GTD workflow in mijn Bujo
GTD workflow in mijn Bujo

 

Afhankelijk van wat het is komt het op een bepaalde pagina terecht. De kracht zit hem vooral in het wekelijks reflecteren. Wat heb je gedaan, wat moet nog, wat moet nu?

Ben jij bekend met GTD? En met de Bujo? Hoe combineer jij dit dan? Laat me het weten in de comments!

Weekmenu, waarom en 4 manieren hoe.

Een van de grootste klappers die wij in de bezuinigingsrondes hebben gemaakt is het maken van een weekmenu. Niet alleen gooi je minder weg, maar je hoeft ook minder te kopen. Dus twee vliegen in een klap.

Vast weekmenu

Je kunt er voor kiezen om elke weekdag een thema te geven. Zoals bijvoorbeeld woensdag gehaktdag en vrijdag visdag. Zo hoef je alleen nog te verzinnen welk type groente en aardappelen/pasta/rijst je wilt eten.

Of als je helemaal niet zo van afwisseling houdt kun je ook bijvoorbeeld een macaroni- , patat- of pannenkoekendag instellen.

Weekmenu over de grens

Je kunt deze weken ook nog in een “vakantiejasje” stoppen, zoals een Chinese week, Mexicaanse week, Spaanse week etc.

Soms hebben supermarkten zelf ook een weekthema, als je het leuk vond kun je hier dus bij aansluiten. Ik vind het wel een uitdaging om in zo’n week 1 of 2x iets te maken wat je normaal nooit eet. Wie weet is het een hit en kan het op de lijst van de favorieten.

Weekmenu van favorieten

Lasagne Je hebt zelf vast ook favoriete recepten, verzameld in een kookboek, apps, of eigen schrift of map. Blader hier eens doorheen en inspireer jezelf door dat ene recept wat je toen gemaakt hebt en heel lekker was, weer eens op tafel te zetten.

Weekmenu van aanbiedingen

Persoonlijk ben ik van het menu met aanbiedingen. Wij halen bij 2 winkels boodschappen en vaak niet tegelijk (ook omdat de aanbiedingen niet gelijk lopen).

Op zondag spit ik de reclameblaadjes (lees apps) van de betreffende winkels door, op zoek naar de aanbiedingen.

Wanneer er geen speciale aanbiedingen zijn, is het handig om gebruik te maken van de seizoensgroenten, welke op dat moment dus vaak gunstig geprijsd zijn.

Welk vlees is voordelig, welke groenten worden aangeprezen en kan ik hiervan iets lekkers op tafel zetten?

Verschillende boodschappenlijstjesWeekemenu

Ik maak dus twee boodschappenlijstjes, waarbij er rekening wordt gehouden met de aanbiedingen op de verschillende dagen.

Ook wordt er (natuurlijk) rekening gehouden met eventuele activiteiten die ‘s Avonds moeten plaatsvinden. kortom het is wat puzzelen, maar dan staat er gelijk ook vast wat er gegeten moet worden en hoeft er niet ‘s Avonds naar de supermarkt gerend te worden om nog “iets” te halen of langs de afhaal te gaan.

Besparing

Deze manier van plannen (en het bewust omgaan met huishoudgeld) leverde ons een besparing op van bijna 200(!!) euro.

Op dit moment houden we 450 euro aan voor huishoudgeld (voeding en huishoudelijke artikelen). Soms is het lastig, bijvoorbeeld met verjaardagen of hele interessante aanbiedingen (koffie bijvoorbeeld). Maar over het het algemeen lukt dit zeer goed.

Teamcleaning, huishouden doe je met z’n allen

Team

Schoonmaken

Ik weet niet hoe het bij jou zit, maar hier in dit huis is schoonmaken niet echt een prioriteitsklus. Ik werk zelf al een hele tijd met het FlyLady principe en aangezien de kinderen ook wat ouder worden en manlief “in between jobs” zit, vond ik het tijd om hen ook te betrekken in het schoonmaken van het huis: teamcleaning.

Teamcleaning

Teamcleaning
Teamcleaning

Ik introduceerde het “schoonmaakspel”. Omdat we met z’n 4-en zijn in huis heb ik maar 4 zone’s gebruikt:

  1. Woonkamer, gang, toilet
  2. Keuken
  3. Douche
  4. Slaapkamer

Elke week rouleert het schema en krijg je dus een nieuwe zone toebedeeld. Bij deze zone hoort een checklist, waarop staat wat er gedaan moet worden (en met welke hulpmiddelen).

Checklist
Checklist

De eerste week heb ik geholpen met wat de bedoeling was en daarna konden ze het zelf (al dan niet met behulp van de lijstjes)

Originele opzet

Eerste had ik bedacht dat ze voor elke week dat ze zonder dat ik ze eraan moest helpen herinneren (+ nog wat andere aandachtspuntjes) een fiche konden krijgen en bij 7 fiches ze een vrije week hadden (als een spel)…. dat is nooit gelukt. Schoonmaken blijft een serieuze, stomme taak.

Regels:

  • taken worden op zondag toegewezen
  • taken moeten voor zaterdagmiddag klaar zijn
  • taken kunnen gecontroleerd worden (en moeten overnieuw worden gedaan als deze onvoldoende zijn uitgevoerd)
  • taken mogen in delen worden uitgevoerd (maar moeten zaterdagmiddag klaar zijn)

 

Blijven aansturen

Het blijft een “aandachtspunt” en moet dus eigenlijk altijd op gewezen worden. Maar verder werkt het prima. Iedereen weet zijn (hoofd)taak en ik weet zeker dat het onderdeel 1x in de 4 (2) weken zeker goed schoongemaakt wordt.
En de kinderen leren
a. hoe ze schoon moeten maken en wat en
b. dat er geen kabouters leven.

Teamcleaning, schoonmaken als een team, zodat het huis er weer netjes uitziet aan het eind van de week.

 

Productiviteit verhoog je met een tomaat

Productiviteit Boost

De afgelopen week stond het water van mijn to-do lijstje me tot aan de lippen. Er kon niets (meer) af en ook niets (meer) meer gedelegeerd worden.
Theoretisch was het mogelijk om de lijst flink in te korten, mits er ‘gewoon’  doorgewerkt kon worden. Dat betekend dus: geen afleiding van collega’s, liever geen telefoontjes en zeker geen internet en mail, elimineren van deze zaken verhoogt zeker de productiviteit!

Kortom een briefje op de deur:

 Niet storen, alleen indien het belangrijk EN urgent is. 
Met vriendelijke groeten

En snel de deur dicht.

Pomodoro’s

Maar hoe zorg je er nu voor dat je compleet gefocust bent op je taak? Ik gebruik daarvoor de Pomodoro techniek.

Pomodorotechniek

Productiviteit
Verhoog je productiviteit
  • 25 minuten gefocust werken
  • 5 minuten rust
  • 25 minuten gefocust werken
  • 5 minuten rust
  • 25 minuten gefocust werken
  • 5 minuten rust
  • 25 minuten gefocust werken
  • 5 minuten rust
  • 25 minuten gefocust werken
  • 25 minuten rust
  • herhaal

 

Hier de link naar de officiële site: The Pomodoro Technique, hier staan ook tips, bijvoorbeeld hoe je je pauze van 5 minuten kunt gebruiken.

Timer instellen en go!

Dus een timer ingesteld en van start gegaan. Nog nooit was de dag zo productief, items die al langer “sudderden” op mijn lijst werden afgewerkt, de mailbox werd geleegd en om een uur of drie was het meeste gedaan (en was ik het geconcentreerd werken beu)!
Niet De stand van die dag
– 6 activiteiten (die 25 minuten of meer duren)
– 9 pomodoro’s
– 0!!!! interrupties
kortom, voor herhaling vatbaar!

Wat heb ik geleerd

Een paar dingen die ik dus geleerd heb van die dag:
• stel voor grotere taken pomodoro’s in
• sluit de deur met een briefje dat je niet gestoord wilt worden (of zorg dat je op een andere wijze niet te storen bent)

Hoe zorg jij voor een productieve dag?