Mijn Projecten Organisatie in mijn Bujo

Al enige tijd ben ik over naar een hybride situatie van digitaal en papier wat betreft mijn projecten. In combinatie met de GTD systematiek en de weekly review, is de combinatie prima te doen.

Projectenlijst

In mijn Bujo heb ik een projectenlijst. Hierop staan alle projecten waarmee ik bezig ben.
De definitie van een project is alles waar je meer als 1 actiestap voor moet doen. Dus je hebt grote en kleine projecten.
Bij de grote projecten zijn vaak meer mensen betrokken en wordt er ook overleg gepleegd. Hoewel het noteren van actiepunten op een tablet ook kan, vind ik het schrijven toch prettiger. In mijn Bujo noteer ik dus de aandachtspunten en actiepunten, zaken die tijdens het overleg in mijn hoofd opborrelen etc. Ik schrijf dit alles gewoon op de eerstvolgende lege bladzijde in mijn Bujo, om ze na de vergadering te bekijken en beoordelen, want waar moet ik wat mee en wat is een ‘gewone’ notitie.
Om het overzicht van het totale project toch bij elkaar te houden heb ik de volgende opzet van de projectenlijstProjecten

Prioritering

S staat voor gestart, want van sommige projecten weet je dat ze eraan komen, maar je kunt er nog niets mee.
V is voor afgeronde projecten
! projecten die belangrijk zijn
* projecten met prioriteit

S !* zijn dus projecten waar het hardst aan gewerkt moet worden!

Projectnaam

Dan krijgen we de projectnaam, deze bouw ik altijd op de volgende manier op:
[jaarvanaanvraag.opvolgendnummer] Doel van het project (of naam van het project).
Deze naamgeving voer ik overal door: in outlook krijgen de mails die over dit onderwerp gaan een categorie met dit nummer en ook de mappen in verkenner waarin (vooral)  referentiemateriaal zit hebben dezelfde nummering .

Actiepunten

Het tweede grote blok heet actiepunten, hieronder word(en) de bladzijdes geschreven waarop de actiepunten zijn benoemd. Indien een actiepunt (of de actiepunten van die bladzijde) zijn afgewerkt, zet ik een V door de paginanummer in deze spread. Zo kan ik snel zien welke openstaande actiepunten nog verwerkt moeten worden.
Wanneer een actiepunt gelijk uitgevoerd moet worden (of binnen dezelfde week) dan wordt deze ook overgenomen in de weekly of daily van die week/dag. Want tussen de notulen ga ik niet zoeken naar taken, die zoek ik alleen in mijn takenlijst!

Notities

Brainwaves, opmerkingen of extra informatie is snel weer terug te vinden door naar de pagina te gaan waarop ik dit heb genoteerd. Het zorgt ervoor dat de informatie op deze pagina “gebundeld” is.

Wachten

De laatste kolom bevat de W van wachten. Zijn er punten waarop gewacht wordt? Dan kan de pagina waarop dit is aangevraagd hier worden genoteerd. In de weekly review kan ik zien waarop ik nog wacht en hier (eventueel) actie op ondernemen. Is de opdracht terug gekomen, dan kan er weer een vinkje door de paginanummer. Ik gebruik deze alleen als de wachtopdracht langer als een week duurt, anders wordt deze namelijk in de weekly review van dezelfde week al meegenomen.

BewarenBewaren

BewarenBewaren

Commentaar of een vraag, laat het achter (je).