Mail snel verwerken en vinden met tags

Wanneer je heel veel mails ontvangt is het verleidelijk om al je mails in de inbox te laten staan. En misschien zet je ze zelfs weer op ongelezen, omdat je er nog wat mee moet. Of ben jij wel iemand die zijn inbox netjes leegmaakt, maar tientallen mapjes heeft waarin de mails gearchiveerd worden? Dit lijkt efficient, maar er is een snellere manier, namelijk de mails taggen en het systeem verder zijn werk laten doen

Email berichten taggen (een label geven)

Zowel in Outlook als in Gmail heb je de mogelijkheid om een mail een  (of meerdere) labels te geven. Waarom dit handiger is dan mapjes zal ik je vertellen:

Wanneer je een mail ontvangt van Marie, die iets vraagt over Project X, maar in dezelfde mail ook de status van het afdelingsfeestje benoemd waar jullie ook samen aan werken, waar archiveer je dan de mail in het geval van de mappenstructuur? Bij Marie, Project X of het afdelingsfeestje (of bij alle 3?).
Ik gooi de mail in 1 map: het archief.
Ik werk al enige tijd met 4 mappen: de inbox, het archief, nieuwsbrieven, archiefkast. Over de laatste 2 zal ik het een ander keer hebben.

Bewaren of verwijderen

Er zijn 2 opties wat betreft het verwerken van de mail, namelijk weggooien = prullenbak of bewaren, omdat je er wat mee moet of omdat het referentiemateriaal is.
Deze tweede categorie mail komt bij mij in de map “Archief”, maar niet voordat deze is gelabeld, want ook ik wil mijn mail weer makkelijk terug kunnen vinden. De mail van Marie in bovenstaand voorbeeld, is in Archief altijd te vinden onder de naam, maar ik wil ook graag zien welke mail ik heb ontvangen voor project X zijn. Hier komen de labels van pas, want ik label de mail  met “Project X” en met “Afdelingsfeest”.

Hoe voeg je categorieen (labels) toe?

In Outlook is het makkelijk, je kunt de mail seleccteren en via de button categorieen de juiste categorieen toevoegen

In bovenstaand voorbeeld zie een (een deel) van mijn (actieve) categorieen. Deze zijn op verschillende manieren gelabeld #=actieve actie, $=persoon/vergadering @= passieve actie en vervolgens [] zijn mijn projecten. Deze nummer ik op datum en dan oplopend (maar dat is een ander verhaal).

Zo kun je de mail dus labelen met meerdere tags. In de archiefmap kun je sorteren op de categorieen zodat je alles (wat je binnen de categorie zoekt) snel vind.
Wil je toch mappen, gebruik dan de zoekmappen, die zoeken automatisch voor jou de juiste berichten op.

Zoekmappen in Outlook

Wanneer je binnen een categorie veel bezig kan het handig zijn met een druk op de knop alle mail betreffende deze categorie te zien. Je hoeft niet zelf aan de slag met het maken van mapjes, dat laat je Outlook doen:

 

Klik met rechts op bovenstaand icoon en onderstaand scherm opent.

Kies voor Aangepast: Een aangepaste zoekmap maken en klik vervolgens op OK.

Selecteer vervolgens het tweede tabblad (Meer opties) en kies hier vervolgens de categorie die je hebt aangemaakt.
Outlook maakt nu een map aan waarin alleen de mail staat die aan de criteria voldoet die jij hebt aangegeven.

Ben je klaar met het project/de persoon/bestelling dan kan je de zoekmap gewoon weggooien, de mail die erin getoond werd staat nog gewoon in je mapje Archief (met het label)

 

Tags toevoegen in gmail

Ook in gmail kun je je mail labelen, dit doe je door boven in de balk, wanneer je de mail hebt geopend op het labeltje te klikken.

Om deze tags in een map (soort zoekmap) weer te geven, moet je in de settings (rechtsboven ,het tandwiel) wat aanpassingen doen.
Zie onderstaande image, in de tab labels kun je ze aan- of uitzetten.

Hier kun je ook nieuwe tags aanmaken:

(Helaas) is er bij gmail geen mogelijkheid om de tags te behouden en de ‘zoekmap’ te verwijderen. Het is wel mogelijk om de tags niet meer zichtbaar te maken (maar de zoekmap blijft behouden)

Tags toevoegen Applemail.

Helaas….. Niet mogelijk….(in elk geval niet via de app zelf..). Dus hier is het het makkelijkst de (algemene) zoekfunctie te gebruiken..

Heb jij een nog sneller manier, laat het me dan weten in de comments.

One thought on “Mail snel verwerken en vinden met tags

Commentaar of een vraag, laat het achter (je).