GTD basics: 1. Verzamelen

De komende weken wil ik me weer even helemaal storten op GTD, Getting Things Done. De methode van David Allen om je leven te organiseren. Klinkt dat goed of niet?

Vorig jaar heeft hij zijn boek weer herschreven (faxen en voicerecorders zijn vervangen door de smartphone). Het nieuwe boek heb ik (een e-version) gekocht omdat ik de vorige versie al fantastisch vond. Ik wil jullie meenemen in mijn leestocht. We starten bij stap 1: verzamelen.

 Dom hoofd.

Waarom kom je er pas (weer) achter dat je de batterijen van je fietslamp had moeten vervangen als je in het donker naar huis moet? De vorige keer toen je op de fiets stapte, met hetzelfde probleem, heb je er nog zo aan gedacht. Het zou handig zijn als je hoofd je, wanneer in de winkel staat, je een seintje zou geven: denk aan de batterijen! Maar waarschijnlijk heb je de seintjes wel gehad, toen je op je werk was of toen je net in bed lag, maar NIET op de momenten dat je er wat mee kon!!

" Het grootste probleem van onze gedachten is dat het je 
herinnerd op momenten dat je er niets mee kunt"

RAM geheugen

Het korte termijn geheugen functioneert zoals het RAM geheugen van een computer. Je kunt niet aan meer dan 2 dingen tegelijkertijd denken, de rest wordt opgeslagen in het korte termijn geheugen, het RAM, maar dat is niet eindeloos groot. En op den duur kan er niets meer bij!

Je hebt dan geen ruimte meer om aan andere (leukere, creatieve) dingen te denken.

Maar waarom blijven zaken in je hoofd malen?

Meestal moet je nog  “iets”  en zolang je niet hebt besloten wat dat “iets” moet zijn, of het ergens hebt opgeslagen zodat je het weer weet te vinden, blijft het in je hoofd malen.

Zo snel je ook maar denkt :”Ik zou….” , “Ik moet…..” of de combinatie: “Ik zou moeten….” , dan zijn dit tekenen van de losse eindjes die je een bestemming moet geven. Dit kan op persoonlijk- of professioneel vlak zijn, klein of groot, belangrijk of minder belangrijk.

De oplossing.

Wat heb je nodig?

      • Een fysieke verzamelbak
      • Digitaal of analoog notitieboek

Wat moet je doen?

  1. Elk los eindje moet in je verzamelsysteem en uit je hoofd -> ALTIJD EN OVERAL
  2. Je moet zo min mogelijk verzamelplaatsen hebben
  3. Je moet de verzamelplaatsen regelmatig legen

Wat verzamelen we?

Verzamelen, we doen het allemaal ongemerkt, email dat binnenkomt, post dat op de mat valt, of die stapel tijdschriften die je nog wilt. Maar het is de bedoeling dat je wat DOET met alle informatie die binnen komt.

Verzamelsystemen

Alles waar je nog iets mee moet, verzamel je dus in een verzamelplaats. Sommige verzamelplaatsen bestaan al: je emailbox verzameld voor jou je mail en die stapels op tafel, dat is de post die van de mat is verzameld, maar hoe zorg je nu dat je je batterijen van je fiets niet vergeet, en dat je dat je die afspraak die in die mail staat niet vergeet.

Notitiebook (of telefoon)

Verzamelen op je telefoonHier komt het notitieboekje van pas, of je telefoon, waar je op een vaste plek alle “losse eindjes”  noteert. Alles wat in je hoofd zweeft, noteer je. Dus batterijen gaat op het lijstje!
Doe dit (in je telefoon) op 1 vaste plek!

Brievenbak

Zorg voor 1 fysieke verzamelplek voor alles wat fysiek binnenkomt, dit kan een brievenbak zijn, maar kan ook een (leuke) bak zijn, of tas. Stop daar alles in wat je aandacht nog nodig heeft, eventueel dat achterlicht zonder batterijen dat je al wel van je fiets hebt gehaald.
Dit is een tijdelijke plek, zodat je , wanneer je daarvoor tijd hebt (of vrij maakt) ,hier een beslissing over kunt nemen wat het is en wat je ermee gaat doen.

ANDERE VERZAMELSYSTEMEN

Dan heb je nog de “automatische”  verzamelsystemen, zoals je email, waarin zich allerlei mailtjes verzamelen, waar je wel of niet wat mee moet.
Verzamelsystemen waar je niet zo snel aan zult denken zijn ook: social media, whats-app, berichten, verschillende folders op je computer (download folder, favorieten, leeslijst), RSS apps met de laatste nieuwtjes van de sites die je wilt volgen en zo zijn er vast nog wel andere verzamelbakken die langzaam vol lopen, als je er niets mee doet.

 

Leeg de verzamelplekken regelmatig

Het is essentieel dat je deze verzamelplekken regelmatig leegt (net zoals je de prullenbak regelmatig leegt!). Anders loopt het over en kan je er niet meer op vertrouwen dat alles goed gaat en dan blijft het weer in je hoofd hangen.

Het betekend NIET dat je alles af moet hebben wat er in de verzamelbakken terecht is gekomen, maar je moet in ieder geval weten WAT het is en WAT er mee moet gebeuren en het MOET uit de verzamelbak in een ander systeem waarop je kunt vertrouwen (daarover meer in de rest van de serie).

 

Interessante links (Engelstalig): Over een verzamelplek (voor post) en de tijd om het te verwerken: the-sunday-basket

 

Commentaar of een vraag, laat het achter (je).