GTD basics: 5. Doen. Ga aan efficient aan de slag!

De laatste stap in het “Getting Things Done”, het echte doen.
Het lijkt zo makkelijk, doen, maar soms weet je niet waar je moet beginnen, of vind je andere dingen leuker of belangrijker.

Om dingen te doen hoef je maar naar een aantal dingen te kijken, namelijk:

1. Pak je agenda en controleer je dag

Je agenda is het skelet waar je je andere acties aan aan moet passen. In je agenda staanCheck je agenda en ga wat doen namelijk alleen de dingen die je MOET doen, op die dag of op dat tijdstip.
Heb je dus een dag vol met vergaderingen, dan heeft het geen zin om grote projecten op te pakken.
Vergeet trouwens (voor zover mogelijk) ook geen “reistijd”  te plannen tussen de verschillende vergaderingen. Zeker als andere mensen in jouw agenda kunnen plannen is een beetje “uitlooptijd”,”verplaatstijd” of ” bijkomtijd” soms nodig. Je kunt deze tijd ook gebruiken om nog wat notities uit te werken of te maken.
Verstandig is om deze tijd gelijk toe te voegen wanneer je een agenda-afspraak accepteert… want voor je het weet wordt er een ander tegenaangeplakt…. is mijn ervaring.

2. Pak je actielijst en beslis wat je gaat doen.

  • de context

    Kun je op de plek waar je nu bent de taken doen die op je to-do (actie) lijst staan? Wanneer je thuis bent, kun (en hoef) je niet dat project doornemen, maar kun je wel de lijst huishoudelijk taken of. Sta je in de file (vast) , dan kun je niet een heel project starten, maar de mensen die je moet bellen om wat na te vragen en eventuele antwoorden noteren.

  • tijd beschikbaar

    heb je uren de tijd, pik dan de tijdrovende klussen uit je lijst, heb je maar 10 minuten tussen twee vergaderingen, zoek dan iets kleins uit.

  • energie beschikbaar

    bruis je van de energie, kies dan een item uit wat of veel energie kost, of die wel wat energie kan gebruiken, andersom…. kies iets van je “brain dead” lijst. Dit is mijn lijst waarop “klusjes” staan die geen tot weinig energie kosten, zoals het bijvullen van kantoorartikelen of het schoonmaken van mijn bureau, eventuele mappen legen kan hier ook bij.

  • prioriteit

    alles met een hoge prioriteit moet eerst, dus dat is makkelijk.

Kortom al je alles goed georganiseerd hebt, hoef je in principe niet (verder) na te denken wat je moet doen. Je pakt je lijst en gaat aan de slag.

Plan je dag

Plan je dagVerstandig is, ik spreek uit ervaring, om op de avond voor je dag een planning te maken. Op basis van je al ingevulde agenda, je energiemodus (je weet vast wel of je een ochtendmens of een middag/avond mens bent) en de prioriteiten. Kies 3 to-do’s uit die je GAAT doen, wat er ook tussenkomt, deze zijn aan het eind van de dag af…… Ik kies vaak voor volgorde “FROG, FUN, FUTURE”, namelijk een actiepunt wat:

  1. veel energie en/of tijd kost (en prioriteit heeft)
  2. ik leuk vind om te doen
  3. geen haast heeft en waar ik weinig energie voor nodig heb, maar die een project wel verder brengt

Maak jou dag tot een succes en doe!

Commentaar of een vraag, laat het achter (je).