GTD basics: 3 Organiseren, vind alles terug

Nadat we alles hebben verzameld en verduidelijkt is het nu tijd om alles te organiseren.
Het organiseren doe je door middel van verschillende lijsten. In de vorige blog heb je al een beetje kunnen zien welke lijsten dit zijn.

Hier onder nogmaals de workflow met de bijbehorende lijsten om te organiseren. De workflow komt uit het boek Getting Things Done van David Allen.

GTD workflow organiseren

Organiseren op de OOIT/MISSCHIEN-lijst

Dit is een lijst waarop je alles zet wat je misschien/ooit wilt doen. Plannen waar geen deadline op zit, plannen die nog niet concreet zijn, maar wel zaken die in je hoofd warrelen en die daar dus uit moeten, maar je wilt ze niet vergeten
Hier staan zaken op zoals:

  • gitaar leren spelen
  • Zweeds leren
  • wereldreis maken
    maar ook
  • boeken die je wilt lezen
  • recepten die je wilt maken
  • film die je wilt kijken

Alles wat je ooit nog wilt doen en niet wilt vergeten, komt op de OOIT/MISSCHIEN LIJST.

Organiseren met de WACHTEN OP – lijst

Op deze lijst staan alle acties/mensen waarvan je iets terug verwacht, een antwoord, een document, een boek, noem het maar op. Verstandig is het om deze lijst op de volgende manier in te delen:
datum – type – wie + wat
(eventueel vooraf gegaan door een kolom waar je zaken op afvinkt als het is gedaan).

Datum : de datum waarop je opdracht bij de ander hebt neergelegd
Type: wat is het (waar kun je het terugzoeken), een mail, een telefoontje.
Wie + Wat: aan wie heb je welke opdracht gevraagd

Organiseren op de KALENDER

Hier komen alleen de acties te staan die DAGSPECIFIEK of TIJDSPECIFIEK zijn. Deze acties die kun je NIET op een ander tijdstip of andere dag doen. Die MOETEN op die dag gebeuren.
Dit kan een deadline zijn voor het inleveren van een project, of je moet iemand op een bepaald tijdstip bellen, anders is deze niet meer bereikbaar.

Organiseren van je PROJECTEN

Alle zaken waarop actie moet en kan worden ondernomen, maar die niet met één actiestap klaar zijn, organiseren we op de Projectenlijst. En daar staat dan niet op “Schuur” (omdat je die wilt gaan opruimen), maar daar schrijf je je gewenste resultaat op: “Schuur opgeruimd zodat de fietsen er allemaal in kunnen.” Zo dat, is tenminste een concreet doel.

ACTIELIJST of TO-DO lijst

Hier komen alle acties op die je kunt (en moet) uitvoeren. Wanneer we voor bovenstaand voorbeeld de eerstvolgende actiestap zoeken, kan dit zijn:

  • buitenspeelgoed naar kringloop brengen

Alles wat je kunt doen (en wat niet binnen 2 minuten kan (wat dat kost het ongeveer om het op te schrijven en te organiseren)) komt op deze lijst.
Probeer de actiestap zo volledig mogelijk op te schrijven zodat je niet extra hoeft na te denken. Moet je bijvoorbeeld iemand bellen, zet daar dan gelijk het nummer achter. Moet iets doen met een retour, vermeld dan gelijk de juiste nummers.

Conclusie

Je weet hoe je je zaken kunt verzamelen en hoe je ze moet verduidelijken. Je hebt ze georganiseerd op de verschillende lijsten, dus nu kunnen we naar de volgende stap: Reflecteren/Controleren

Eerder verschenen
GTD basis:

  1. Verzamelen
  2. Verduidelijken

Commentaar of een vraag, laat het achter (je).