GTD basics: 2 Verduidelijken, kom makkelijk tot actie!

Na aanleiding van de vorige blog ben je misschien al aan het verzamelen gegaan en schrijf je alles op wat in je hoofd rondzwerft. Geeft dat je al een rustiger gevoel? Vaak wel. Dan zijn we nu toe aan stap 2: verduidelijken, want wat is het allemaal wat we hebben verzamelend?
We moeten het voor ons hoofd verduidelijken, zodat we precies weten wat we ermee moeten doen.

"Je kunt niet organiseren wat er binnenkomt, je kunt het alleen verzamelen en verwerken. Acties die je moet uitvoeren om te 
komen tot het gewenste eindresultaat kun je wel organiseren"

1 voor 1

Wanneer je stapels post of email hebt liggen is het lastig om ergens te beginnen. Maar op zich moeten alle items verwerkt worden, maar waar moet je dan beginnen? Verleidelijk is het om door de post te “scannen”  en de makkelijke items eruit te vissen, of misschien de meest urgente. Het gevaar is dat je dan afgeleid wordt. Dus hoeveel het er ook zijn, begin altijd bovenaan! En verwerk de items 1 voor 1, stop ze NIET terug en zet mail in je mailbox ook NIET op ongelezen, zorg er voor dat duidelijk is wat je moet het item moet doen. (Hoe je je mail kunt organiseren kun je lezen in de blog: Mail Snel verwerken en organiseren met tags)

Hoe kan ik het verduidelijken?

Alhoewel het een beetje vreemd lijkt, zegt David dat je bij alle items de vraag:

" Wat is het?"

moet stellen. In eerste instantie vond ik dat wat vreemd, ik weet toch wat het zijn: email, brieven, etc.
Maar als je je bewust de vraag stelt bij elke mail of poststuk, maakt je brein het een stuk makkelijker voor je, die begint namelijk al te werken heb ik gemerkt, en in te vullen wat er mee moet.
Dus verduidelijken is nodig voor je brein, om te bedenken wat je nu eigenlijk wilt.
Stel de vraag wat is het?, bij een mail en je hebt al verschillende opties:
– het is reclame
– het is een opdracht
– het is een uitnodiging
– het is een mededeling
– het is een leuk mailtje

Kun je het (nu) doen?

NEE, ik kan er (nu) niets mee doen

is hetgene wat je in je hand (of voor je neus) hebt te doen? En is het nu te doen?  Wanneer het antwoord NEE is, betekend het dat het:
1. In de prullenbak kan (weggooien),
2. Je er NU niets mee kunt, maar er volgende week/maand wel wat mee moet/wilt  (een herinnering is nodig om je op het juiste moment eraan te herinneren dat je er nog wat mee moet) en
3. Dat je er niets mee kunt, maar dat je het wel wilt bewaren (, dit is Referentiemateriaal. Zoals eventueel handleidingen, recepten, garantiebewijzen. )

JA, ik kan wel wat doen

Als je het wel (nu) kunt uitvoeren, moet je je afvragen “wat is de gewenste uitkomst?”. Kan het in één stap en kun je in minder dan 2 minuten doen, dan kun je het nu doen, anders schrijf je deze actie op je to-do lijst.

Ik heb meerdere stappen nodig om tot het doel te komen

Bevat de gewenste uitkomst meerdere stappen, dan is het een “project”.
Bijvoorbeeld, er is een uitnodiging gekomen om naar een ouderavond te gaan volgende week, maar daar moet je je voor opgeven. De gewenste uitkomst is “opgegeven voor de ouderavond”. Alleen weet je niet of je partner ook kan, dan is de eerstvolgende stap: vragen aan X. of hij/zij mee kan naar de ouderavond, dit gaat op je to-do lijst en de andere op je “Projectenlijst”.

Wat gaat in de agenda?

Datum gerelateerde opdrachten schrijf je in je agenda, bijvoorbeeld Z. bellen om haar een goede reis te wensen voor de reis van morgen, want als je dit vandaag vergeet, is het niet meer nodig…. Ook deadlines krijgen, naast natuurlijk alle afspraken een plekje in de agenda. Verder geen “to-do” zaken, die staan op een aparte “to-do” lijst.

hieronder een workflow zoals zoals deze in het boek is gepubliceerd

GTD workflow verduidelijken

Alle items krijgen een bestemming, de wekelijkse reflectie (deel x) zorgt ervoor dat je niets uit het oog verliest. Maar eerst moet je verduidelijken wat het is, zodat je weet wat je er mee moet doen!

Hoe zorg jij dat je niet omkomt in de post of e-mails en het overzicht houdt

 

Commentaar of een vraag, laat het achter (je).